من مميزات المذكرة الداخلية إنها لاتحتاج الى تصرف سريع
كثير منا لا يعرف الفرق بين المذكرة الداخلية والتقرير ونحن في الفقرات التالية سوف نتعرف عن قرب على المذكرة الخلية وأهم مميزاها والأنواع المختلفة لها.
من مميزات المذكرة الداخلية أنها لا تحتاج إلى تصرف سريع
من مميزات المذكرة الداخلية إنها لاتحتاج الى تصرف سريع
إجابة السؤال غير صحيحة لأن المذكرة الداخلية تحتاج إلى سرعة اتخاذ الإجراءات.
من مميزات المذكرات الداخلية؟
- تلعب المذكرة الداخلية دور كبير في الأعمال التي تتعلق بالمؤسسات والشركات.
- تساهم المذكرة الداخلية في تدفق المعلومات بشكل سريع.
- تعمل على حفظ المعلومات لكي ترجع إليها بطريقة سريعة.
- تتميز أنها مختصرة وواضحة عن التقارير بكثير.
- تخضع للحكم والتصرف.
- المذكرة الداخلية تحتاج إلى رد سريع عن المكتوب في المذكرة.
- المعلومات التي تم عرضها بها تكون سريعة.
- تعد أنها من من المهام الداخلية في سياسة أي إدارة.
ما هي المذكرات الداخلية؟
تم تعريف المذكرة الداخلية بأنها ملاحظات أو سجلات يتم استخدامها في المؤسسات وتحتاج إلى الرد السريع، وتعتبر من أكثر الطرق الفعالة في طريقة التواصل مع الإدارات المختلفة فهي تكون رسالة مكتوبة أو معلومة محددة عن شخص ما من قسم إلى آخر، ومن الممكن أن تكون المذكرة الداخلية لها كتابة بدباجة غير رسمية.
ما هي أنواع المذكرات الداخلية؟
- مذكرة الإحاطة: وهي مذكرة تتعلق بالإشارة إلى موضوع معين مثل الإعلان عن شيء هام أو نقل موظف أو استقالة موظف.
- مذكرة الاستفسار: تلك المذكرة تختص بالاستفسارات أو السؤال عن معلومات محددة تقوم بالمساعدة في خط سير العمل مثل التواصل مع العملاء.
- مذكرة المعلومات: يتم توجيه هذه المذكرة للرؤساء من أجل شرح بعض الحقائق أو عرض موضوع بعينه.
- مذكرة التهنئة والشكر: تتعلق هذه المذكرة بأحداث التهنئة مثل ترقية موظف معين ويتم إرسالها إليه.
ما هي أجزاء المذكرة الداخلية؟
- العنوان: من أهم الأجزاء الأساسية التي تتكون منها المذكرة الداخلية، ويتم فيه توضيح أسماء الأشخاص المعنيين ومسمياتهم الوظيفية وكتابة المُرسل ووظيفته.
- التاريخ: تقوم بكتابة التاريخ كامل حيث اليوم والشهر وتاريخ اليوم وكتابة الساعة إن توفر ذلك.
- الموضوع: يكون بخط واضح ومختصر ويكون عبارة عن سبب كتابة المذكرة.
- المقطع الخاص بهدف الكتابة: بعد الانتهاء من كتابة الموضوع والإشارة إليه في فقرة مناسبة، يتم كتابة الجزء التالي من المذكرة وهو الطلبات التي تحتاج تنفيذها أو الشكاوي التي تريد حلها.
- سياق المذكرة: وهي فقرة تكون واضحة أكثر حيث يتخللها بنود من القوانين أو تذكير بلائحة الشركة أو ربما وضع قوانين جديدة، ولذلك يجب أن يكون السياق المكتوب به مفهوم وواضح.
- جزء المهمة: هو الجزء الذي يضم خطوات معينة من أجل حل المشكلة ويجب أن يكتب كافة التفاصيل والمعلومات التي يحتاج إليها الطرف الآخر.
- جزء تلخيصي: من الضروري أن يتم تجهيز جزء خاص بتلخيص الأمر عندما تكون المذكرة أكثر من صفحة، ويتميز الملخص باحتوائه على أكثر من فقرة منفصلة تساعد القارئ على فهم الهدف الرئيسي من المذكرة.
- جزء للمناقشة: يكون أطول جزء في المذكرة وهو الجزء قبل الختامي حيث يتضمن الكثير من التفاصيل التي تعمل على تدعيم الأفكار.
- الجزء الختامي: بعد الانتهاء من المذكرة تقوم في الجزء الختامي بكتابة بعض الكلمات الرقيقة لمساعدة القارئ على تكوين فكرة جيدة واتخاذ قرار مناسب.
