من عناصر كتابة التقرير العنوان والمقدمة والشكل النهائي وغير ذلك الكثير من الأشياء، في المقال التالي سوف نتعرف على كيفية تقديم تقرير جيد خالي من أية عيوب للحصول على أفضل نتائج من خلفه، هيا بنا نقرأ الآتي.
من عناصر كتابة التقرير
صفحة العنوان
تكون تلك الصفحة هي الأولى في التقرير وتحتوي على بعض الأشياء ومنها:
- عنوان التقرير والذي يجب أن يتضمن محتويات الموضوع بشكل مباشر وصريح.
- يحتوي على الإسم ورقم هوية الكاتب وأي من الكتاب الآخرين.
- الإسم والرقم الخاص بالمساق أو الجامعة والقسم التابع لها هذا التقرير.
- تاريخ التسليم.
الشكل والتقدير
يكتب في ذلك شكر لكل الداعمين أو الشركاء الذين قاموا بتوفير معلومات لازمة من أجل كتابة هذا التقرير، بالإضافة إلى ضرورة شكر الأفراد والمؤسسات الذي وفروا مساعدة في هذا العمل.
جدول المحتويات
يعتبر ذلك من أهم عناصر التقرير، وفي هذا الجدول يتم القيام بترتيب المحتوى من خلال الترقيم التدريجي والتسلسل الهرمي.
من الممكن أن يتم استخدام جدول المحتويات من خلال شبكة الانترنت بطريقة فعالة من خلال ربط العنوان بالنص الذي يتيح للقارئ الدخول بشكل مباشر إلى الموضوع الذي يرغب فيه.
الملخص
يكون ذلك عبارة عن نبذة مختصرة عن المحتوى ويشمل كافة العناصر الهامة التي تتواجد في التقرير لكي تتيح للقارئ الإطلاع عليها بشكل سريع، وهذا يفيده في التعرف على أهم المواضيع التي يرغب بها بالفعل دون قراءة التقرير بشكل كامل في حالة عدم التفرغ.
يجب أن يحتوي الملخص على العوامل الآتية:
- يكون السبب الرئيسي لكتابة هذا التقرير في البداية ويجب أن يشمل كل من النتائج والنصائح وأكثر المعلومات أهمية.
- الحرص على تجنب طرح أي معلومة غير موجودة في التقرير.
- أن يكون الملخص مرتباً وفقاً لتتابع المعلومات داخل التقرير.
- يجب أن يكون الملخص قصير للغاية بحيث لا يتم تجاوز فقرتين.
- من الأفضل أن يكون التقرير متناسباً مع طول التقرير بحيث لا يزيد عن 15% من حجم التقرير.
- بعد الانتهاء من كتابة التقرير يجب وضع ملخص تنفيذي وعمل مسودة له.
المقدمة
يجب أن تكون مقدمة التقرير تحتوي على الآتي:
- القيام بتقديم وصف مختصر لموضوع التقرير.
- توضيح أهداف التقرير وما نرغب في الوصول إليه من خلفه.
- التلميح إلى حل المشاكل التي سوف يتم نقاشها في التقرير.
- عرض إطار التقرير.
- نظرة عامة عن مكونات التقرير.
- كتابة قيود التقرير والافتراضات التي تنتج عنه.
تقرير الأنشطة
في ذلك يتم توضيح الوقائع التي قد حدثت خلال تنفيذ المشروع والقيام بمناقشة الظروف والأبحاث المكتبية والعمل الميداني، مع ذكر التواريخ التي تم القيام فيها بكل خطوة مع ذكر الأشخاص الذين قاموا بكل خطوة منها، ويجب أن تكون طريقة سرد المعلومات منطقية ومختصرة.
النقاش
يكون النقاش جزء لا يمكن الاستغناء عنه في التقرير ويتم فيه القيام بشرح الاستنتاجات وتقديم مبررات للتوصيات، وخلال ذلك يجب أخذ بعض الأمور في الاعتبار ومنها:
- أن يكون التحليل معروضاً بطريقة منطقية ومنهجية.
- يتم تقسيم المحتوى على عناوين فرعية لكي نسهل للقارئ عملية الفهم.
- يجب تقديم أدلة على الإدعاءات مع القيام بتقديم شرح لما تم التوصل إليه من نتائج.
- أن يكون هناك صلة بين النظرية والقضايا العملية.
- جعل القارئ مقتنع بشكل تام بما يقدمه الكاتب من معلومات.
تلخيص النقاط الرئيسية في التقرير
يكون هذا الملخص شامل التقرير ككل ولا يكون به أي معلومات جديدة على الإطلاق.
التوصيات
يتم في ذلك تقديم بعض الاقتراحات التي يمكن الاعتماد عليها في أية تقارير سيتم القيام بها بعد ذلك، ويتم تقديمها عن طريق الاعتماد على التحليل والنتائج التي تم التوصل إليها في هذا التقرير.
ما هو التقرير؟
التقرير أو البيان أو المستند يتم تعريفه على أنه أحد الأساليب التي يمكن اتباعها في الكتابة من أجل طرح تفاصيل كاملة عن موضوع محدد بطريقة تلائم الظروف المحيطة، ويكون ذلك من خلال تقديم الوقائع المادية والعمل على تلخيص النتائج عنها.
يكون الطريق في الأساس معتمداً على تواجد هيكلة عامة لموضوع المحتوى والعناوين المتفرعة عنه بالإضافة إلى تقديم ملخص لما تم ذكره، وقبل كتابة التقرير يجب أن ندرك الغرض الأساسي منه وتحديد الفئة التي يتم إعداده لها.
الصعوبات التي سوف تواجهك أثناء كتابة التقرير
- أن تكون مهارة الكتابة غير نشطة لدى الفرد.
- عدم امتلاك قدر كافي من المعلومات بخصوص الموضوع الذي نرغب في الكتابة عنه.
- الافتقار إلى القدرة على العمل الجماعي والتعاون مع الآخرين.
- عدم تحقيق التقرير للهدف المطلوب منه بطريقة مرضية.
- قلة وعي المسؤولين والكاتب بأهمية الأهداف التي يشير إليها التقرير.
- أن تكون المعلومات سرية ولا يمكن الحصول عليها.
- عدم القدرة على الربط بين أجزاء التقرير.
- فقدان القدرة تحديد حجم التقرير.
- عدم التأكد من صحة النتائج التي سوف نتوصل إليها.
- وجود حشو في المصطلحات وقصور في تنسيق هيكل التقرير.
- عدم القدرة على سرد المعلومات.
- كثرة الأخطاء الإملائية.
- إهمال الشكل العام والنهائي للتقرير.
- وضع بعض الكلمات في غير الأماكن التي تناسبها.
- عدم الكتابة في وقت مناسب.
- الاستعجال في إنهاء التقرير مما يجعله غير كفؤ.
أنواع التقارير
تتوافر العديد من الأنواع من التقارير ويتم تقسيمها وفقاً للعديد من الأمور مثل هيكل التقرير أو موضوع البحث، ومن هذه الأنواع:
- التقرير الدوري: هذا التقرير يتم تقديمه بشكل منتظم إلى فئة معينة من الأشخاص يكونون مهتمون ومتابعون للأداء والإنجاز، ومن أمثلته التقارير التي تتعلق بالمبيعات والتي تتعلق بالتسويق الالكتروني.
- التقرير الطويل: يكون عبارة عن تقرير رسمي تفصيلي وعميق من الممكن أن يتجاوز العشر صفحات، مثل عمل تقرير من أجل وصف التوجهات الصناعية.
- التقرير القصير: يكون تقرير مختصر للغاية لا تقل صفحاته عن عشرة، يكون أسلوب الكتابة غير رسمي ويتم استخدامه بشكل أكبر في الإعلانات بخصوص أي تغيير داخلي في المؤسسات مثل إبلاغ الموظفين عن وجود اجتماع طارئ.
- التقرير الإعلامي: هذا التقرير يتم كتابته بطريقة معينة لكي يتم إخبار أحد القطاعات أو الشركات الأخرى ببعض المعلومات التي تكون غاية الأهمية لكلا الطرفين، ومثال على ذلك عمل تقرير يتم تقديمه إلى مدراء الأقسام في شركة ما من أجل إبلاغ المدير بالرغبة في الاجتماع معه.
- التقرير التحليلي: هذا التقرير يتم الاعتماد فيه على الطريقة التي يتم بها سرد البيانات المادية والإحصائية، بالإضافة إلى حرصه على متابعة طريقة العمل التي تتم في المؤسسة وتقييمها، ومثال على ذلك تقرير يوضح أرباح المشاريع التجارية الالكترونية.
- التقرير الرسمي: يتم اعتماد هذا التقرير بشكل مفصل من أجل تحديد مشكلة معينة نرغب في حلها، ويكون التقرير الإعلامي والتحليلي جزء من هذا التقرير، ومثال عليه تقارير السلامة العامة والتقارير السنوية.
- التقرير غير الرسمي: هذا التقرير يكون على الأغلب قصيراً ولكن من الممكن إطالته إذا كان هناك رغبة في ذلك، وهذا يكون طريقة التواصل بين الأفراد في الشركات والمؤسسات، ومثال على ذلك البريد الإلكتروني.
- تقرير عرض المقترحات: يكون هذا النوع من التقارير مليئاً بالعديد من الأفكار وبعض المقترحات من أجل علاج مشاكل تواجهها الشركة، ولا يوجد شكل محدد لهذا النوع ولكن يحبذ إضافة تلخيص بسيط عن كل ما ورد فيه، مثال عليه تقارير تقليل الإنفاق الزائد في داخل المؤسسات.
- التقرير الداخلي: هذا النوع يتضمن مجموعة معينة من الأفراد داخل الشركة ويجب تجنب مشاركة معلومات هذا التقرير مع أي شخص خارج نطاق العمل، وقد يكون ذلك التقرير من أجل تحسين أدائهم والانتقال بمستوى المؤسسة إلى اتجاه آخر، مثل تقارير النفقات والمبيعات.
ما أهمية التقارير؟
التقارير تكون متضمنة للكثير من المعلومات التي يبحث عنها فئات معينة من الأفراد حسب أنواع التقارير التي يتم تقديمها، وهناك أهمية كبيرة للتقارير ومنها:
- نظراً لكونه يقدم معلومات ذات مستوى عالي من الدقة فقد يمكن الاعتماد عليه في أخذ العديد من القرارات الهامة.
- يتبع المدراء في المؤسسات تلك الطريقة لكي يقوموا بمتابعة نشاط الموظفين في الشركة ومراقبة كيفية قيامهم بمسؤولياتهم اليومية.
- يتم اتباع طريقة إرسال التقارير في الشركات من أجل التقييم السنوي الذي يتم فيه تحديد الموظفين الأنسب للترقيات المقبلة وفقاً لمدى أدائهم في العمل.
- يساعد على حل المشاكل بشكل سريع قبل تفاقهما بشكل سئ مع مرور الوقت.
- مهارة كتابة التقارير يجب أن يتسم بها أي فرد مهما كان المسمى الوظيفي الذي يتبعه.
خطوات كتابة التقرير
يكون التقرير صاحب أولوية أكبر عن المقال نظراً لكونه موضوعي بشكل أكبر، حيث أن المقال يتم فيه الدفاع عن الفكرة المقدمة بكل الطرق أما التقرير فيتم تداول كافة الجوانب فيه، ومن أجل كتابة تقرير جيد يجب علينا اتباع الآتي:
- العمل على تحديد الهدف والقيام بتحضير وتخطيط مفصل قبل البدء في الكتابة لكي تكون جودة المعلومات المعروضة في المحتوى ذات قيمة للقارئ وتوفر له احتياجه.
- بعد جمع المعلومات يجب تنظيمها بشكل جيد وسردها أسفل عناوين من أجل تكوين هيكل منظم وواضح ومريح للعين.
- يجب أن يكون تنسيق التقرير محدداً ويخلو من المصطلحات الصعبة لكي يسهل على القارئ عملية بحثه.
- عمل صفحة تحتوي على موضوع التقرير وإضافة اسم الكاتب إليها والتاريخ الذي تمت الكتابة فيه.
- في حالة إن كان التقرير طويلاً يجب الحرص على عمل جدول يتضمن محتوياته بطريقة منظمة وسهلة.
- يجب أن يتضمن التقرير ملخص عن المعلومات التي سيتم سردها فيه من أجل التعرف على محتواه قبل الإقبال على قراءته.
- احرص على أن يشمل التقرير مقدمة سهلة الفهم تساعد القارئ على التعرف على أهداف التقرير مع الحرص على وضع بعض الكلمات المفتاحية.
- سرد الموضوع الذي ترغب في عرضه بتفاصيل دقيقة من أجل إيصال الغرض منه بسهولة للقارئ مع تضمنه لعناوين فرعية لكي يكون شكله منظم ومريح أثناء القراءة.
- من الممكن أن نضيف بعض الاستنتاجات التي سوف نحصل عليها من خلف قراءة هذا التقرير.
- إضافة نتاج شامل لما تم ذكره في التقرير.
- الابتعاد عن استخدام صيغة المبني للمجهول وتنسيق التقرير لكي يكون الخط موحداً ومن السهل قراءته.
سمات التقرير الجيد
- أن يكون العنوان مناسب لموضوع المحتوى.
- أسلوب السرد بسيط ويتمكن أي شخص من فهمه.
- اختيار الوقت المناسب الذي يتم تقديم التقرير فيه.
- استخدام المقارنات بداخله وتوضيح بعض الفروقات.
- أن يكون التقرير ذا شكل متناسق وقابل لأي تعديل لاحق.
- دقة المعلومات المستخدمة في الكتابة ودعمها لهدف التقرير.
- تجنب استخدام أي معلومات مجهولة أو بعيدة عن محتوى التقرير.
- معرفة الفئة المعينة التي سيتم توجيه التقرير إليها.
- الحرص على تغطية كافة المعلومات الأساسية المتعلقة بالموضوع.
- أن يكون التقرير قادر على تحقيق الهدف منه.
- تقديم التقرير بشكل دوري.
- اتباع أفضل وسيلة يتم تقديم التقرير بها.
مؤهلات كاتب التقرير
- أن يكون مرن في الحصول على المعلومات ويواكب التغيرات التي تحدث من حوله.
- القدرة على استلام أكثر من مهمة في نفس الوقت والقيام بها على أكمل وجه.
- الحلول الجيدة للمشاكل التي تواجهه وتحليله للمواقف التي يتعرض لها بدقة.
- العمل تحت ضغط ولساعات طويلة من الوقت.
- أن يكون قادر على التواصل مع كل من المدراء والزملاء بطريقة لطيفة تجنبه الوقوع في المتاعب.
- إلمامه بالبرمجة والقدرة على تكوين شبكة بيانات خاصة بالشركة التي يعمل بها.
- إدراكه لمعايير ومتطلبات أمن الشركات.
- التعامل الجيد مع برامج الحاسوب والقدرة على إنشاء قاعدة بيانات عليها.
- الحصول على شهادة البكالوريوس في أحد مجالات الحواسيب.
خصائص كتابة التقارير
- أن تكون المعلومات التي يتم سردها في التقرير داعمة للهدف الرئيسي الذي نرغب في الوصول إليه.
- يجب أن يكون التقرير مختصراً ويشمل كافة المعلومات التي نرغب في عرضها بطريقة مبسطة وواضحة.
- الالتزام بالأسلوب السهل والسلس في الكتابة وتجنب الألفاظ الغامضة أو التي تحمل أكثر من معنى حتى لا يتشتت القارئ.
- من الأفضل أن يكون التقرير مدعماً بالأدلة والإثباتات اللازمة التي تزيد من قوة المعلومات التي يتم تقديمها وترفع من ثقة القارئ.
- يكون للتقرير وقت محدد في كتابته وعرضه للجمهور ولهذا يجب الالتزام بذلك بشكل جيد.
- بعد الانتهاء من التقرير يتم إضافة بعض النصائح والتوصيات التي يتم اتباعها استناداً على المعلومات التي تقوم بطرحها في المحتوى.
- بعض التقارير تتطلب بعض الرسوم البيانية والخرائط لكي تكون أكثر قوة.
- تجنب الخروج عن الخطوط العامة التي تم تحديدها في كتابة التقرير.
- قصر الجمل ووضوحها وتجنب الإطالة حتى لا يشعر القارئ بالملل.
- الحرص على عدم التكرار للكلمات أو المعلومات إلا في بعض الحالات مثل التأكيد عليها.
- ترك فراغات كافية بين السطور والفقرات.
- العناوين الرئيسة يستخرج منها عناوين فرعية لكي تكون المعلومات منظمة أمام القارئ.
كيف نعرف أن التقرير جيد؟
- الإطلاع على الوقت الزمني الذي يقوم التقرير بتغطيته والوقت المناسب الذي يتم عرضه فيه.
- أن يكون التقرير مترابط ويشمل الكثير من المعلومات في نفس الوقت دون إهمال أي جزء وتوفير كافة المعلومات المتعلقة بالموضوع من كافة الجوانب.
- الحرص على تحري الدقة في المعلومات التي يتم سردها في التقرير وتقييم طريقة سردها بحيث يكون أي شخص قادر على فهمها بطريقة واضحة.
- الالتزام بالحجم الذي يتم تسليم التقرير به والذي يختلف من موضوع إلى آخر فليس كل تقرير طويل ولا تقصير، كل موضوع له خصائصه ويجب الالتزام بها بالشكل المطلوب.
- أن يمتلك القارئ قدرة على الإقناع بالموضوع والمعلومات التي يقوم بسردها في التقرير فهذا يكون له دور كبير في نجاحه في أدائه لوظيفته المطلوبة.
- البعد عن الأسلوب الرتيب الذي يشعر القارئ بالملل والحرص على أن يكون الأسلوب حماسي يثير انتباه القارئ ويجعله راغب في إكماله حتى النهاية مع تجنب المصطلحات المعقدة والصعبة.
- تجنب ذكر الآراء الشخصية بأي شكل والحفاظ على الموضوعية بشكل كلي، هذا لأن التقرير يكون عبارة عن وثيقة علمية بحتة.
أهمية التقرير
- مصدر مهم للغاية للحصول على ثروة كبيرة من المعلومات.
- يتم استخدامه من أجل متابعة سير العمل في الشركات والمؤسسات ومتابعة سير الأنشطة المختلفة.
- المتابعة لكل المستجدات والتطورات التي تقع في سوق العمل.
- يحسن من لغة التواصل بين كل من الإدارات المقدمة والمستقبلة.
- التقرير تكون بمثابة إعلان للمؤسسة وإثبات قانوني.
- تعمل التقارير على تحسين جودة العمل وتوفير الوقت والمال بشكل كبير.
استخدامات التقرير
- التقارير المخبرية: يتم الاعتماد على تلك التقارير في تسجيل الخطوات والنتائج التي يتم اتخاذها في كثير من التجارب، ويكون التقرير مختلف وفقاً للتجربة التي يعمل على وصفها.
- التقارير الطبية: هذه التقارير تكتب بيد طبيب متخصص ويمكن التعامل معها على أنها تقارير رسمية، يتم فيها وصف الحالة الصحية للمريض وكيفية التعامل معها بالشكل المناسب.
- التقارير العلمية: عبارة عن وثائق يتم كتابتها من أجل تقديم توضيح معين بشأن مشكلة أو وضع ما مع الحرص على إضافة حلول مناسبة لها.
- التقارير المالية: هي التقارير التي تقوم بتوضيح الجدوى الاقتصادية للمشاريع، يتم تقديم معلومات فيها عن الدخل والميزانية وغير ذلك الكثير.
- التقارير الهندسية: تحتوي على حلول مناسبة لكثير من المشاكل الهندسية وكيفية التعامل معها بشكل سليم، ويجب القيام بإرفاق فحوصات مخبرية مرتبطة بالموضوع.
